Privacyverklaring

Uw gegevens blijven uw gegevens. planix is zo gebouwd dat klantgegevens beschermd, gecontroleerd en traceerbaar worden verwerkt – volgens de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) en de Zwitserse wet gegevensbescherming (revDSG). De details staan in de punten 1 tot en met 15.

• Opgeslagen in Zwitserland. planix draait in Microsoft-datacenters in Zwitserland (regio Zürich). Databases, documenten en logbestanden staan in Zwitserland. Zwitserland geldt volgens het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie als land met een passend beschermingsniveau.
• Persoonsgegevens blijven bij planix. Namen, e-mailadressen en andere bekende persoonsgegevens worden vóór elke AI-aanvraag vervangen door plaatshouders. De AI-aanbieder ziet ze nooit. In het eindresultaat staan weer de echte gegevens.
• Alleen toegelaten AI-aanbieders. Uw gegevens gaan alleen naar aanbieders met een passend niveau van gegevensbescherming – in Zwitserland, in de EU of gecertificeerd volgens het EU-U.S. Data Privacy Framework. Bijzondere persoonsgegevens blijven in Zwitserland. planix dwingt deze regels bij elke afzonderlijke aanroep automatisch af. De huidige aanbieders staan in punt 7.
• Geen training met uw gegevens. Uw inhoud wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Dat is vastgelegd in onze algemene voorwaarden en contractueel geregeld met de AI-aanbieders.
• Volledig traceerbaar. Voor elke AI-aanroep legt planix vast welke aanbieder in welk land en volgens welke regel is gebruikt. Zo is inzage volgens art. 15 AVG altijd mogelijk. Wijzigingen in instellingen worden met persoon en tijdstip gelogd.
• Inzage alleen als u dat wilt. Medewerkers van planix zien de inhoud van uw projecten alleen als u daar uitdrukkelijk om vraagt, bijvoorbeeld voor een controle door vakmensen. Elk project is afgesloten: gegevens stromen nooit naar andere projecten of andere klanten.
• Veilig vanaf het begin. Alle verbindingen zijn versleuteld, toegangssleutels worden versleuteld opgeslagen en verschijnen in geen enkel logbestand. Het beheer is beveiligd met tweefactorauthenticatie.
• Niet langer dan nodig. Technische logbestanden worden na 30 dagen automatisch verwijderd. Op verzoek verwijdert planix uw gegevens, ook bij de AI-diensten.
• AI transparant gemarkeerd. Conform de EU AI Act (art. 50): een melding in de werkruimte laat zien dat antwoorden van een AI afkomstig zijn. Gegenereerde documenten (Word, Excel, PowerPoint, PDF, web) zijn machineleesbaar gemarkeerd als door AI gegenereerd.
• Duidelijke regels per land. planix kent het privacyrecht van elk land waarin u werkt en past automatisch de passende regels toe. Voor projecten in Nederland geldt de AVG.
• Uw toestemming gedocumenteerd. Toestemmingen voor gegevensbescherming en gebruiksvoorwaarden worden met versie en tijdstip vastgelegd – aantoonbaar voor u en voor ons.
• Geback-upt en herstelbaar. Alle gegevens worden automatisch geback-upt. Het herstel is beproefd, zodat uw werk ook in een noodgeval behouden blijft.

Deze privacyverklaring legt uit hoe planix («wij») persoonsgegevens van gebruikers («u») verwerkt in verband met het gebruik van ons SaaS-platform en onze diensten. Zij geldt voor alle websites, applicaties en services die door planix worden geëxploiteerd.

Verantwoordelijk voor de exploitatie van planix en voor de gegevensverwerking is:

Bineo Systems GmbH
Stauberbergstrasse 15
8610 Uster

Bij vragen over gegevensbescherming kunt u altijd contact met ons opnemen via het bovenstaande adres.

«Persoonsgegevens» zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. «Verwerken» omvat elke handeling met persoonsgegevens, ongeacht de gebruikte middelen en procedures (bijv. verzamelen, bewaren, gebruiken, bekendmaken, verwijderen).

Wij verzamelen en verwerken in het bijzonder:

• Registratie- en contactgegevens (naam, e-mailadres, wachtwoord)
• Betalingsgegevens (bijv. factuuradres, betaaldienstverlener)
• Gebruiksgegevens van ons platform (loggegevens, IP-adres, apparaatinformatie)
• Support- en communicatie-inhoud
• Marketingvoorkeuren (nieuwsbrief, evenementen enz.)

Wij gebruiken persoonsgegevens voor:

• Het aanbieden, exploiteren en verbeteren van ons SaaS-platform
• De uitvoering van de overeenkomst en facturering
• Klantenservice en support
• Het versturen van informatie en marketing (voor zover u daarmee hebt ingestemd)
• Beveiliging en bestrijding van misbruik
• Analyse van het gebruik om onze diensten te optimaliseren
• Verwerking van klantgegevens met geautomatiseerde procedures, waaronder kunstmatige intelligentie (AI), om de functies van ons platform aan te bieden. AI-modellen worden niet met uw gegevens getraind (zie punt 5a).

Uw gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Dat geldt voor uw invoer («inputs») en de gegenereerde uitvoer («outputs») – noch voor eigen modellen van planix, noch voor de modellen van onze aanbieders.

Persoonsgegevens blijven bij planix. Bekende persoonsgegevens – namen, e-mailadressen, telefoonnummers, adressen – vervangen wij vóór elke aanvraag aan een taalmodel door plaatshouders (pseudonimisering). De aanbieder van het taalmodel ziet deze gegevens nooit; in het eindresultaat zetten wij de echte gegevens weer terug.

Taalmodellen koppelen wij via de zakelijke interfaces (API) van de aanbieders. Wij gebruiken alleen diensten waarbij de aanbieders contractueel toezeggen dat zij verzonden inhoud niet voor training gebruiken. Op de verwerking bij deze aanbieders hebben wij buiten de contractuele afspraken geen invloed; voor de naleving daarvan door de aanbieders zijn wij alleen aansprakelijk voor zover de wet dat dwingend voorschrijft.

Gebruiksgegevens analyseren wij uitsluitend in geanonimiseerde of geaggregeerde vorm om de beveiliging, prestaties en kwaliteit van het platform te waarborgen en statistieken op te stellen. Daarbij is er geen verband meer met een persoon.

De verwerking vindt plaats volgens de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en – voor de verwerking in Zwitserland – de Zwitserse wet gegevensbescherming (DSG). planix past de regels toe van het land waarin uw project is gevestigd.

Toestemmingen – bijvoorbeeld voor cookies, voor deze privacyverklaring en voor de gebruiksvoorwaarden – leggen wij vast met versie en tijdstip. Zo is voor u en voor ons aantoonbaar waarmee u wanneer hebt ingestemd.

Wij schakelen geselecteerde dienstverleners in als verwerkers. Zij verwerken persoonsgegevens alleen in onze opdracht en op basis van een verwerkersovereenkomst. Bij aanbieders buiten Zwitserland en de EU/EER baseren wij de doorgifte op een adequaatheidsbesluit, het Swiss-U.S. resp. EU-U.S. Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (zie punt 13).

Hosting en infrastructuur

• Microsoft Azure – rekenkracht, databases, gegevensopslag, logging (Zwitserland; uitlevering van de website: Nederland)
• Microsoft Azure Communication Services – verzending van systeem- en notificatie-e-mails (EU/EER)
• Azure Notification Hubs – pushmeldingen (Zwitserland)
• Azure AI Speech – spraakverwerking (Zwitserland)

Betaling en overige diensten

• Stripe – betalingsverwerking (EU/VS)
• HubSpot – overdracht van gegevens van geïnteresseerden aan het CRM, alleen bij geactiveerde koppeling (EU/VS)
• Calendly – afspraken plannen, alleen bij geactiveerde koppeling (VS)
• Google (Directions API) – opvragen van geodata (VS/EU)

AI-taalmodellen

Voor teksten en analyses verzenden wij de inhoud die bij de betreffende aanvraag hoort – gepseudonimiseerd, zie punt 5a – naar aanbieders van taalmodellen. Toegelaten zijn alleen aanbieders met een passend niveau van gegevensbescherming: met verwerkersovereenkomst, zonder training met uw gegevens en gevestigd in Zwitserland, in de EU/EER of gecertificeerd volgens het Swiss-U.S. resp. EU-U.S. Data Privacy Framework. Bijzondere persoonsgegevens gaan alleen naar aanbieders in Zwitserland of naar aanbieders die volgens het Data Privacy Framework zijn gecertificeerd, voor klanten uit de EU ook naar aanbieders in de EU. Deze regels dwingt planix bij elke aanroep automatisch af. De momenteel toegelaten aanbieders:

• Infomaniak (Infomaniak Network SA) – taalmodellen, beeldgeneratie (Zwitserland)
• Mistral AI – taalmodellen, webzoeken (EU)
• Google Gemini (Google LLC) – taalmodellen, beeldgeneratie (VS; Swiss-U.S. en EU-U.S. Data Privacy Framework, UK Extension)

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om onze website gebruiksvriendelijker te maken, het gebruik te analyseren en advertenties te optimaliseren. In de cookie-instellingen kunt u uw voorkeuren op elk moment aanpassen.

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang dat voor de betreffende doeleinden noodzakelijk is of zolang wettelijke bewaarplichten gelden. Daarna worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Technische logbestanden (server- en applicatielogs) worden na 30 dagen automatisch verwijderd. Als u uw account verwijdert of om verwijdering vraagt, halen wij uw gegevens uit alle opslaglocaties weg – ook de bestanden die tijdelijk bij de aanbieders van de taalmodellen zijn opgeslagen.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging (bijv. versleuteling, toegangscontroles, back-ups).

Alle verbindingen zijn versleuteld. Toegangssleutels worden versleuteld opgeslagen en verschijnen in geen enkel logbestand. Het beheer van planix is beveiligd met tweefactorauthenticatie. Alle gegevens worden automatisch geback-upt; het herstel is beproefd.

U hebt het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij over u bewaren, het recht om deze te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te beperken of daartegen bezwaar te maken en – voor zover van toepassing – uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen. Als u een toestemming intrekt, heeft dat geen gevolgen voor verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

De inzage (art. 15 AVG) omvat ook welke AI-aanbieders in welk land en volgens welke regel voor uw projecten zijn gebruikt: planix logt dat voor elke aanroep. Op verzoek ontvangt u uw gegevens als export. Wij antwoorden binnen een maand.

planix doet niet aan profilering in de zin van geautomatiseerde individuele besluitvorming met rechtsgevolgen, tenzij wij u daarover uitdrukkelijk informeren en uw toestemming vragen.

Antwoorden en inhoud in de werkruimte van planix worden door een AI-systeem gegenereerd. Een melding in de werkruimte maakt dat vóór de eerste interactie duidelijk (EU AI Act, art. 50). Door planix gegenereerde documenten – Word, Excel, PowerPoint, PDF en webweergave – zijn machineleesbaar gemarkeerd als door AI gegenereerd.

Enkele van de in punt 7 genoemde dienstverleners verwerken gegevens in de VS of in andere landen buiten Zwitserland en de EU/EER. Zulke doorgiften baseren wij op een adequaatheidsbesluit (voor gecertificeerde aanbieders het Swiss-U.S. resp. EU-U.S. Data Privacy Framework) of op passende waarborgen, in het bijzonder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De kernverwerking van het platform (databases, bestanden, applicatiediensten) vindt plaats in Zwitserland. Bijzondere persoonsgegevens geven wij niet door naar het buitenland; zij worden alleen bij aanbieders in Zwitserland verwerkt. Voor gebruikers in de EU is Zwitserland een land met een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie; de doorgifte naar Zwitserland vereist geen verdere waarborgen.

Wij kunnen deze privacyverklaring op elk moment aanpassen. De actuele versie is altijd op onze website gepubliceerd.

Voor vragen of verzoeken over gegevensbescherming kunt u zich wenden tot:

Bineo Systems GmbH
Stauberbergstrasse 15
8610 Uster

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (in Zwitserland: de Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter, EDÖB).