Datenschutzerklärung

Ihre Daten bleiben Ihre Daten. planix ist so gebaut, dass Kundendaten geschützt, kontrolliert und nachvollziehbar bearbeitet werden – nach der DSGVO und dem Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG). Die Einzelheiten stehen in den Ziffern 1 bis 15.

• Gespeichert in der Schweiz. planix läuft in Microsoft-Rechenzentren in der Schweiz (Region Zürich). Datenbanken, Dokumente und Protokolle liegen in der Schweiz. Die Schweiz gilt nach dem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission als Land mit angemessenem Datenschutzniveau.
• Personendaten bleiben bei planix. Namen, E-Mail-Adressen und weitere bekannte Personendaten werden vor jeder KI-Anfrage durch Platzhalter ersetzt. Der KI-Anbieter sieht sie nie. Im fertigen Dokument stehen wieder die echten Angaben.
• Nur zugelassene KI-Anbieter. Ihre Daten gehen nur an Anbieter mit angemessenem Datenschutz – in der Schweiz, in der EU oder zertifiziert nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework. Besonders schützenswerte Daten bleiben in der Schweiz. planix setzt diese Regeln bei jedem einzelnen Aufruf automatisch durch. Die aktuellen Anbieter stehen in Ziffer 7.
• Kein Training mit Ihren Daten. Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Das ist in unseren AGB festgehalten und mit den KI-Anbietern vertraglich geregelt.
• Lückenlos nachvollziehbar. Für jeden KI-Aufruf hält planix fest, welcher Anbieter in welchem Land und nach welcher Regel genutzt wurde. So ist jederzeit Auskunft nach Art. 15 DSGVO möglich. Änderungen an Einstellungen werden mit Person und Zeitpunkt protokolliert.
• Einblick nur, wenn Sie es wollen. planix-Mitarbeitende sehen Ihre Projektinhalte nur, wenn Sie es ausdrücklich wünschen, etwa für eine Prüfung durch Fachleute. Jedes Projekt ist abgeschlossen: Daten fliessen nie in andere Projekte oder zu anderen Kunden.
• Sicher von Anfang an. Alle Verbindungen sind verschlüsselt, Zugangsschlüssel werden verschlüsselt gespeichert und erscheinen in keinem Protokoll. Die Verwaltung ist mit Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt.
• Nur so lange wie nötig. Technische Protokolle werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Auf Wunsch löscht planix Ihre Daten, auch bei den KI-Diensten.
• KI transparent gekennzeichnet. Gemäss EU AI Act (Art. 50): Ein Hinweis im Arbeitsbereich zeigt, dass Antworten von einer KI stammen. Erzeugte Dokumente (Word, Excel, PowerPoint, PDF, Web) sind maschinenlesbar als KI-generiert gekennzeichnet.
• Klare Regeln je Land. planix kennt das Datenschutzrecht jedes Landes, in dem Sie arbeiten, und wendet automatisch die passenden Regeln an. Für Projekte in Deutschland gilt die DSGVO.
• Ihre Zustimmung dokumentiert. Einwilligungen zu Datenschutz und Nutzungsbedingungen werden mit Version und Zeitpunkt festgehalten – nachweisbar für Sie und für uns.
• Gesichert und wiederherstellbar. Alle Daten werden automatisch gesichert. Die Wiederherstellung ist erprobt, damit Ihre Arbeit auch im Ernstfall erhalten bleibt.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie planix («wir») Personendaten von Nutzern («Sie») im Zusammenhang mit der Nutzung unserer SaaS-Plattform und unserer Dienstleistungen bearbeitet. Sie gilt für alle Websites, Anwendungen und Services, die von planix betrieben werden.

Verantwortlich für den Betrieb von planix und für die Datenbearbeitung ist die:

Bineo Systems GmbH
Stauberbergstrasse 15
8610 Uster

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie uns jederzeit unter der oben genannten Adresse kontaktieren.

«Personendaten» sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. «Bearbeiten» umfasst jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren (z. B. Beschaffen, Aufbewahren, Verwenden, Bekanntgeben, Löschen).

Wir erheben und bearbeiten insbesondere:

• Registrierungs- und Kontaktdaten (Name, E-Mail, Passwort)
• Zahlungsinformationen (z. B. Rechnungsadresse, Zahlungsdienstleister)
• Nutzungsdaten unserer Plattform (Logdaten, IP-Adresse, Geräteinformationen)
• Support- und Kommunikationsinhalte
• Marketingpräferenzen (Newsletter, Events etc.)

Wir verwenden Personendaten für:

• Bereitstellung, Betrieb und Verbesserung unserer SaaS-Plattform
• Vertragsabwicklung und Rechnungsstellung
• Kundenservice und Support
• Versand von Informationen und Marketing (sofern Sie zugestimmt haben)
• Sicherheit und Missbrauchsbekämpfung
• Analyse der Nutzung zur Optimierung unserer Dienste
• Verarbeitung von Kundendaten mittels automatisierter Verfahren, einschliesslich Künstlicher Intelligenz (KI), zur Bereitstellung der Funktionen unserer Plattform. Ein Training von KI-Modellen mit Ihren Daten findet nicht statt (siehe Ziffer 5a).

Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Das gilt für Ihre Eingaben («Inputs») und die generierten Ausgaben («Outputs») – weder für eigene Modelle von planix noch für die Modelle unserer Anbieter.

Personendaten bleiben bei planix. Bekannte Personendaten – Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen – ersetzen wir vor jeder Anfrage an ein Sprachmodell durch Platzhalter (Pseudonymisierung). Der Anbieter des Sprachmodells sieht diese Angaben nie; im fertigen Ergebnis setzen wir die echten Angaben wieder ein.

Sprachmodelle binden wir über die geschäftlichen Schnittstellen (API) der Anbieter an. Wir setzen nur Angebote ein, bei denen die Anbieter vertraglich zusichern, übermittelte Inhalte nicht zum Training zu verwenden. Auf die Bearbeitung bei diesen Anbietern haben wir über die vertraglichen Vereinbarungen hinaus keinen Einfluss; für deren Einhaltung durch die Anbieter haften wir nur im gesetzlich zwingenden Umfang.

Nutzungsdaten werten wir ausschliesslich in anonymisierter oder aggregierter Form aus, um Sicherheit, Leistungsfähigkeit und Qualität der Plattform zu gewährleisten und Statistiken zu erstellen. Ein Personenbezug besteht dabei nicht mehr.

Die Bearbeitung erfolgt nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie – für die Bearbeitung in der Schweiz – des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG). planix wendet die Regeln des Landes an, in dem Ihr Projekt angesiedelt ist.

Einwilligungen – etwa zu Cookies, zu dieser Datenschutzerklärung und zu den Nutzungsbedingungen – halten wir mit Version und Zeitpunkt fest. So ist für Sie und für uns nachweisbar, wozu Sie wann zugestimmt haben.

Wir setzen ausgewählte Dienstleister als Auftragsbearbeiter ein. Sie bearbeiten Personendaten nur in unserem Auftrag und auf Grundlage eines Auftragsbearbeitungsvertrags. Bei Anbietern ausserhalb der Schweiz und der EU/des EWR stützen wir die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss, das Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework oder die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (siehe Ziffer 13).

Hosting und Infrastruktur

• Microsoft Azure – Rechenleistung, Datenbanken, Datenspeicher, Protokollierung (Schweiz; Auslieferung der Website: Niederlande)
• Microsoft Azure Communication Services – Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails (EU/EWR)
• Azure Notification Hubs – Push-Benachrichtigungen (Schweiz)
• Azure AI Speech – Sprachverarbeitung (Schweiz)

Zahlung und weitere Dienste

• Stripe – Zahlungsabwicklung (EU/USA)
• HubSpot – Übergabe von Interessentendaten an das CRM, nur bei aktivierter Anbindung (EU/USA)
• Calendly – Terminvereinbarung, nur bei aktivierter Anbindung (USA)
• Google (Directions API) – Geodaten-Abfragen (USA/EU)

KI-Sprachmodelle

Für Texte und Auswertungen übermitteln wir die zur jeweiligen Anfrage gehörenden Inhalte – pseudonymisiert, siehe Ziffer 5a – an Anbieter von Sprachmodellen. Zugelassen sind nur Anbieter mit angemessenem Datenschutz: mit Auftragsbearbeitungsvertrag, ohne Training mit Ihren Daten und mit Sitz in der Schweiz, in der EU/im EWR oder mit Zertifizierung nach dem Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework. Besonders schützenswerte Daten gehen nur an Anbieter in der Schweiz. Diese Regeln setzt planix bei jedem Aufruf automatisch durch. Die aktuell zugelassenen Anbieter:

Wir setzen Cookies und vergleichbare Technologien ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten, die Nutzung zu analysieren und Werbung zu optimieren. In den Cookie-Einstellungen können Sie Ihre Präferenzen jederzeit anpassen.

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke notwendig ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Technische Protokolle (Server- und Anwendungsprotokolle) werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Löschen Sie Ihr Konto oder verlangen Sie die Löschung, entfernen wir Ihre Daten aus allen Speicherorten – auch die bei den Anbietern der Sprachmodelle vorübergehend abgelegten Dateien.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Veränderung und Zerstörung zu schützen (z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Backups).

Alle Verbindungen sind verschlüsselt. Zugangsschlüssel werden verschlüsselt gespeichert und erscheinen in keinem Protokoll. Die Verwaltung von planix ist mit Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt. Alle Daten werden automatisch gesichert; die Wiederherstellung ist erprobt.

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Personendaten zu erhalten, diese zu berichtigen oder löschen zu lassen, die Bearbeitung einzuschränken oder zu widersprechen sowie – sofern anwendbar – Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten. Widerrufen Sie eine Einwilligung, hat dies keinen Einfluss auf bereits erfolgte Bearbeitungen.

Die Auskunft (Art. 15 DSGVO) umfasst auch, welche KI-Anbieter in welchem Land und nach welcher Regel für Ihre Projekte genutzt wurden: planix protokolliert das für jeden Aufruf. Ihre Daten erhalten Sie auf Wunsch als Export. Wir antworten innerhalb eines Monats.

planix führt kein Profiling im Sinne von automatisierten Einzelentscheidungen durch, die rechtliche Wirkung entfalten, es sei denn, wir informieren Sie ausdrücklich und holen Ihre Einwilligung ein.

Antworten und Inhalte im Arbeitsbereich von planix werden von einem KI-System erzeugt. Ein Hinweis im Arbeitsbereich macht das vor der ersten Interaktion deutlich (EU AI Act, Art. 50). Von planix erzeugte Dokumente – Word, Excel, PowerPoint, PDF und Web-Ansicht – sind maschinenlesbar als KI-generiert gekennzeichnet.

Einige der in Ziffer 7 genannten Dienstleister bearbeiten Daten in den USA oder in weiteren Ländern ausserhalb der Schweiz und der EU/des EWR. Solche Übermittlungen stützen wir auf einen Angemessenheitsbeschluss (für zertifizierte Anbieter das Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework) oder auf geeignete Garantien, insbesondere die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Die Kernverarbeitung der Plattform (Datenbanken, Dateien, Anwendungsdienste) erfolgt in der Schweiz. Besonders schützenswerte Personendaten übermitteln wir nicht ins Ausland; sie werden nur bei Anbietern in der Schweiz bearbeitet. Für Nutzer in der EU ist die Schweiz ein Land mit Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission; die Übermittlung in die Schweiz braucht keine weiteren Garantien.

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website veröffentlicht.

Für Fragen oder Anliegen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:

Bineo Systems GmbH
Stauberbergstrasse 15
8610 Uster

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren (in der Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter, EDÖB).