Informativa sulla privacy

I Suoi dati restano i Suoi dati. planix è costruito in modo che i dati dei clienti siano trattati in modo protetto, controllato e tracciabile – conformemente alla Legge federale svizzera sulla protezione dei dati (nLPD) e, per quanto applicabile, al RGPD. I dettagli sono riportati ai punti da 1 a 15.

• Archiviato in Svizzera. planix funziona in centri dati Microsoft in Svizzera (regione di Zurigo). Database, documenti e registri restano in Svizzera.
• I dati personali restano presso planix. Nomi, indirizzi e-mail e altri dati personali noti vengono sostituiti da segnaposto prima di ogni richiesta all’IA. Il fornitore di IA non li vede mai. Nel documento finale compaiono di nuovo i dati reali.
• Solo fornitori di IA autorizzati. I Suoi dati vanno solo a fornitori con una protezione dei dati adeguata – in Svizzera, nell’UE o certificati secondo lo Swiss-U.S. Data Privacy Framework. I dati sensibili restano in Svizzera. planix applica queste regole automaticamente a ogni singola chiamata. I fornitori attuali sono indicati al punto 7.
• Nessun addestramento con i Suoi dati. I Suoi contenuti non vengono utilizzati per addestrare modelli di IA. Ciò è stabilito nelle nostre CG e regolato contrattualmente con i fornitori di IA.
• Completamente tracciabile. Per ogni chiamata all’IA, planix registra quale fornitore è stato utilizzato, in quale Paese e secondo quale regola. L’accesso ai sensi dell’art. 25 LPD è quindi possibile in ogni momento. Le modifiche alle impostazioni vengono registrate con persona e orario.
• Accesso solo se lo desidera. I collaboratori di planix vedono i contenuti dei Suoi progetti solo se Lei lo richiede espressamente, ad esempio per una verifica da parte di esperti. Ogni progetto è isolato: i dati non confluiscono mai in altri progetti o presso altri clienti.
• Sicuro fin dall’inizio. Tutte le connessioni sono cifrate, le chiavi di accesso sono archiviate cifrate e non compaiono in alcun registro. L’amministrazione è protetta da autenticazione a due fattori.
• Solo per il tempo necessario. I registri tecnici vengono cancellati automaticamente dopo 30 giorni. Su richiesta, planix cancella i Suoi dati, anche presso i servizi di IA.
• IA segnalata in modo trasparente. Conformemente al Regolamento UE sull’IA (art. 50): un avviso nell’area di lavoro indica che le risposte provengono da un’IA. I documenti generati (Word, Excel, PowerPoint, PDF, web) sono contrassegnati come generati da IA in forma leggibile dalla macchina.
• Regole chiare per ogni Paese. planix conosce il diritto sulla protezione dei dati di ogni Paese in cui Lei lavora e applica automaticamente le regole adeguate. Ai progetti in Svizzera si applica il diritto svizzero.
• Il Suo consenso documentato. I consensi relativi alla protezione dei dati e alle condizioni d’uso vengono registrati con versione e orario – verificabili per Lei e per noi.
• Con backup e ripristinabile. Tutti i dati vengono salvati automaticamente. Il ripristino è collaudato, affinché il Suo lavoro sia preservato anche in caso di emergenza.

La presente informativa sulla privacy illustra come planix («noi») tratta i dati personali degli utenti («Lei») in relazione all’utilizzo della nostra piattaforma SaaS e dei nostri servizi. Essa si applica a tutti i siti web, alle applicazioni e ai servizi gestiti da planix.

Responsabile dell’esercizio di planix e del trattamento dei dati è:

Bineo Systems GmbH
Stauberbergstrasse 15
8610 Uster

Per qualsiasi domanda in materia di protezione dei dati può contattarci in qualsiasi momento all’indirizzo sopra indicato.

Per «dati personali» si intendono tutte le informazioni concernenti una persona identificata o identificabile. Il «trattamento» comprende qualsiasi operazione relativa a dati personali, indipendentemente dai mezzi e dalle procedure applicati (p. es. raccolta, conservazione, utilizzazione, comunicazione, cancellazione).

Raccogliamo e trattiamo in particolare:

• Dati di registrazione e di contatto (nome, e-mail, password)
• Informazioni di pagamento (p. es. indirizzo di fatturazione, prestatore di servizi di pagamento)
• Dati di utilizzo della nostra piattaforma (dati di log, indirizzo IP, informazioni sul dispositivo)
• Contenuti di assistenza e di comunicazione
• Preferenze di marketing (newsletter, eventi ecc.)

Utilizziamo i dati personali per:

• La messa a disposizione, l’esercizio e il miglioramento della nostra piattaforma SaaS
• L’esecuzione del contratto e la fatturazione
• Il servizio clienti e l’assistenza
• L’invio di informazioni e di comunicazioni di marketing (sempre che Lei abbia dato il proprio consenso)
• La sicurezza e la lotta agli abusi
• L’analisi dell’utilizzo ai fini dell’ottimizzazione dei nostri servizi
• Trattamento dei dati dei clienti mediante procedure automatizzate, inclusa l’intelligenza artificiale (IA), per fornire le funzioni della nostra piattaforma. I suoi dati non vengono utilizzati per addestrare modelli di IA (vedi punto 5a).

I suoi dati non vengono utilizzati per addestrare modelli di IA. Ciò vale per i suoi input e per gli output generati, né per modelli propri di planix né per i modelli dei nostri fornitori.

I dati personali restano presso planix. Prima di ogni richiesta a un modello linguistico sostituiamo i dati personali noti – nomi, indirizzi e-mail, numeri di telefono, indirizzi – con segnaposto (pseudonimizzazione). Il fornitore del modello linguistico non vede mai questi dati; nel risultato finale reinseriamo i dati reali.

Integriamo i modelli linguistici tramite le interfacce aziendali (API) dei fornitori. Utilizziamo solo offerte per le quali i fornitori si impegnano contrattualmente a non utilizzare i contenuti trasmessi per l’addestramento. Oltre a questi accordi contrattuali non abbiamo alcuna influenza sul trattamento da parte di tali fornitori; rispondiamo del loro rispetto solo nella misura imposta inderogabilmente dalla legge.

Valutiamo i dati di utilizzo esclusivamente in forma anonimizzata o aggregata, per garantire la sicurezza, le prestazioni e la qualità della piattaforma e per elaborare statistiche. Non rimane alcun riferimento a persone.

Contattiamo una sola volta via e-mail le imprese appena iscritte nel Registro di commercio svizzero e presentiamo loro la nostra offerta per le giovani imprese.

Dati trattati: ragione sociale, IDI, forma giuridica, indirizzo della sede, data di iscrizione, capitale e scopo dell’impresa; nome e funzione della persona iscritta nel Registro di commercio (direzione, titolare); indirizzo e-mail aziendale e sito web dell’impresa; il settore che ne deriva.

Fonti: l’indice centrale delle ditte Zefix e il Foglio ufficiale svizzero di commercio (FUSC), le note legali e la pagina di contatto del sito web dell’impresa nonché elenchi pubblici di imprese. Utilizziamo solo informazioni pubblicamente disponibili in tali fonti e registriamo per ciascuna la fonte e la data del rilevamento.

Scopo e base giuridica: presa di contatto commerciale unica. Il trattamento si fonda sul nostro interesse legittimo a segnalare alle nuove imprese un’offerta adeguata (art. 31 cpv. 1 LPD). Ogni e-mail viene redatta individualmente per la persona contattata e controllata da un collaboratore prima dell’invio.

Impiego dell’IA: Utilizziamo modelli di IA per la ricerca dei dati di contatto e per la bozza dell’e-mail. I dati non vengono utilizzati per addestrare modelli.

Conservazione: Se non reagisce, cancelliamo i suoi dati di contatto dopo 12 mesi. Se si cancella, inseriamo IDI, indirizzo e-mail e dominio in un elenco di blocco affinché non riceva altri messaggi; conserviamo questi dati a tempo indeterminato.

I suoi diritti: Può opporsi in qualsiasi momento rispondendo alla nostra e-mail con «Abmelden» o scrivendoci. Ha inoltre diritto all’accesso, alla rettifica e alla cancellazione. Contatto: Bineo Systems GmbH, Stauberbergstrasse 15, 8610 Uster.

Il trattamento avviene secondo le disposizioni della Legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e – per quanto applicabile – del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (RGPD). planix applica le regole del Paese in cui è radicato il Suo progetto.

Registriamo i consensi – ad esempio ai cookie, alla presente informativa sulla protezione dei dati e alle condizioni d’uso – con versione e orario. Così Lei e noi possiamo dimostrare a che cosa ha acconsentito e quando.

Ci avvaliamo di fornitori selezionati come responsabili del trattamento. Trattano i dati personali solo per nostro conto e sulla base di un contratto di trattamento dei dati. Per i fornitori al di fuori della Svizzera e dell’UE/SEE basiamo il trasferimento su una decisione di adeguatezza, sullo Swiss-U.S. o EU-U.S. Data Privacy Framework oppure sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea (vedi punto 13).

Hosting e infrastruttura

• Microsoft Azure – calcolo, database, archiviazione, registrazione (Svizzera; distribuzione del sito web: Paesi Bassi)
• Microsoft Azure Communication Services – invio di e-mail di sistema e di notifica (UE/SEE)
• Azure Notification Hubs – notifiche push (Svizzera)
• Azure AI Speech – elaborazione vocale (Svizzera)

Pagamento e altri servizi

• Stripe – elaborazione dei pagamenti (UE/USA)
• HubSpot – trasmissione dei dati dei contatti al CRM, solo con integrazione attiva (UE/USA)
• Calendly – pianificazione degli appuntamenti, solo con integrazione attiva (USA)
• Google (Directions API) – query di geodati (USA/UE)

Modelli linguistici di IA

Per generare testi e analisi trasmettiamo ai fornitori di modelli linguistici i contenuti relativi alla singola richiesta – pseudonimizzati, si veda il punto 5a. Sono autorizzati solo fornitori con una protezione dei dati adeguata: con contratto di trattamento su incarico, senza addestramento con i Suoi dati e con sede in Svizzera, nell’UE/SEE o certificati secondo lo Swiss-U.S. o l’EU-U.S. Data Privacy Framework. I dati sensibili vanno solo a fornitori in Svizzera o a fornitori certificati secondo il Data Privacy Framework e, per i clienti dell’UE, anche a fornitori nell’UE. planix applica queste regole automaticamente a ogni chiamata. I fornitori attualmente autorizzati:

• Infomaniak (Infomaniak Network SA) – modelli linguistici, generazione di immagini (Svizzera)
• Mistral AI – modelli linguistici, ricerca web (UE)
• Google Gemini (Google LLC) – modelli linguistici, generazione di immagini (USA; Swiss-U.S. e EU-U.S. Data Privacy Framework, UK Extension)

Impieghiamo cookie e tecnologie comparabili al fine di rendere il nostro sito web più facile da utilizzare, di analizzarne l’utilizzo e di ottimizzare la pubblicità. Nelle impostazioni dei cookie Lei può adeguare le proprie preferenze in qualsiasi momento.

Conserviamo i dati personali soltanto per il tempo necessario alle rispettive finalità o per la durata degli obblighi legali di conservazione. Successivamente i dati vengono cancellati o anonimizzati.

I registri tecnici (registri di server e applicazioni) vengono cancellati automaticamente dopo 30 giorni. Se cancella il Suo account o richiede la cancellazione, rimuoviamo i Suoi dati da tutte le posizioni di archiviazione – compresi i file depositati temporaneamente presso i fornitori dei modelli linguistici.

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da perdita, abuso, accesso non autorizzato, divulgazione, modifica e distruzione (p. es. cifratura, controlli degli accessi, backup).

Tutte le connessioni sono cifrate. Le chiavi di accesso sono archiviate cifrate e non compaiono in alcun registro. L’amministrazione di planix è protetta da autenticazione a due fattori. Tutti i dati vengono salvati automaticamente; il ripristino è collaudato.

Lei ha il diritto di ottenere informazioni sui dati personali che La riguardano da noi conservati, di farli rettificare o cancellare, di limitare il trattamento o di opporvisi nonché – per quanto applicabile – di ricevere i Suoi dati in un formato trasferibile. La revoca di un consenso non incide sui trattamenti già effettuati.

L’accesso (art. 25 LPD) comprende anche quali fornitori di IA sono stati utilizzati per i Suoi progetti, in quale Paese e secondo quale regola: planix lo registra per ogni chiamata. Su richiesta riceve i Suoi dati come esportazione. Rispondiamo entro 30 giorni.

planix non effettua alcuna profilazione ai sensi di decisioni individuali automatizzate che producano effetti giuridici, salvo che La informiamo espressamente e otteniamo il Suo consenso.

Le risposte e i contenuti nell’area di lavoro di planix sono generati da un sistema di IA. Un avviso nell’area di lavoro lo segnala prima della prima interazione (Regolamento UE sull’IA, art. 50). I documenti generati da planix – Word, Excel, PowerPoint, PDF e vista web – sono contrassegnati come generati da IA in forma leggibile dalla macchina.

Alcuni dei fornitori indicati al punto 7 trattano dati negli USA o in altri Paesi al di fuori della Svizzera e dell’UE/SEE. Basiamo tali trasferimenti su una decisione di adeguatezza (per i fornitori certificati lo Swiss-U.S. o EU-U.S. Data Privacy Framework) oppure su garanzie adeguate, in particolare sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea. Il trattamento principale della piattaforma (database, file, servizi applicativi) avviene in Svizzera. Non trasferiamo dati personali sensibili all’estero; vengono trattati solo da fornitori in Svizzera.

Possiamo adeguare la presente informativa sulla privacy in qualsiasi momento. La versione di volta in volta vigente è pubblicata sul nostro sito web.

Per domande o richieste in materia di protezione dei dati La preghiamo di rivolgersi a:

Bineo Systems GmbH
Stauberbergstrasse 15
8610 Uster

Lei ha il diritto di presentare reclamo presso l’autorità di vigilanza competente (in Svizzera: Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza, IFPDT).